Armazenar não é preservar
Arquivo integral que preserva, gerencia e difunde o seu patrimônio documental com conformidade normativa de série
Um arquivo digital é muito mais do que um disco rígido cheio de documentos digitalizados ou uma pasta em um servidor. É o sistema vivo que garante que cada processo seja classificado corretamente, gerenciado conforme a lei e continue legível, íntegro e autêntico daqui a 10, 30 ou 100 anos.
Essa é a diferença entre simplesmente armazenar e contar com a plataforma de arquivo digital integral da LETMINO. Não oferecemos uma ferramenta isolada, mas sim uma solução modular que unifica a gestão do arquivo físico, do arquivo eletrônico, da preservação digital de longo prazo e da difusão.
Tudo isso com conformidade normativa de série e, o mais importante: você nunca estará sozinho, a nossa equipe de especialistas vai acompanhar você como o seu parceiro tecnológico.
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instituições já confiam na LETMINO
O que é uma solução de arquivo integral e o que ela precisa ter para ser realmente útil
Três conceitos que se confundem constantemente, e essa confusão sai muito cara em tempo, dinheiro e conformidade legal.
Para que um arquivo funcione de verdade, ele precisa cobrir todo o ciclo.
Digitalizar e tramitar
é gerar ou converter um documento para formato eletrônico. É o primeiro passo, mas os gestores documentais do dia a dia não são projetados para conservar a informação a longo prazo.
Arquivar
é organizar esses documentos com rigor: classificação, metadados, aplicação de tabelas de temporalidade, gestão de depósitos físicos e entradas automatizadas.
Preservar e Difundir
é garantir que o documento sobreviva à obsolescência tecnológica (revisando formatos e controlando riscos) e possa ser consultado de forma controlada ou pública.
A regulamentação que o seu arquivo digital precisa cumprir
A LETMINO incorpora a conformidade com os quatro marcos de série e a mantém atualizada como parte do serviço.
1
OAIS (ISO 14721 e ISO 16363):
O padrão internacional de referência para a preservação digital de longo prazo. O nosso módulo de preservação não só se baseia nele, como é auditado e certificado.
2
Esquema Nacional de Interoperabilidade (ENI) e de Segurança (ENS): a LETMINO cumpre estritamente o ENI (e suas NTI de documento e processo eletrônico) e é certificada no ENS em Categoria Alta — marcos regulatórios espanhóis; equivalentes brasileiros a validar.
3
ISO 17068:
Garantimos a validação de assinaturas, a carimbagem de tempo e operamos como repositório de terceiro de confiança para assegurar a imutabilidade e a validade legal dos seus acervos.
4
ISO 27001 e ISO 27701:
Os mais altos padrões em segurança da informação e proteção da privacidade e de dados pessoais.
Como escolher um sistema de arquivo e preservação digital: 5 critérios
Visão Integral (Modularidade)
Ele obriga a usar ferramentas diferentes para o papel e o digital? O seu sistema deve unificar arquivo físico, eletrônico, preservação e difusão.
Acompanhamento real
Instalam o software e desaparecem? Busque um parceiro tecnológico que assessore você continuamente em arquivística e administração eletrônica.
Capacidade de Integração
Ele se conecta facilmente com os seus sistemas de tramitação atuais (Sedipualba, Gestiona, Firmadoc, Universitas XXI etc.) e o seu diretório de usuários?
Preservação ativa certificada
O sistema permite detectar riscos de obsolescência e propõe planos de ação?
Difusão e usabilidade
Permite abrir portais de acesso público personalizáveis e conectar com Hispana ou Europeana via OAI-PMH?
Preservação digital ativa: o arquivo que cuida de si mesmo
Acompanhe a jornada de um documento dentro da Letmino e veja como desaparecem, um a um, os riscos que hoje ameaçam o seu acervo:
Sem configuração prévia. Mostramos a plataforma com o seu tipo de arquivo.
01
Ingestão e normalização
Cada documento entra com seus metadados, é classificado de acordo com o seu modelo arquivístico e fica sob controle desde o primeiro segundo, seja ele proveniente de papel digitalizado, de um gestor documental ou de um disco esquecido.
02
Monitoramento contínuo
O sistema monitora formatos e suportes e detecta o risco de obsolescência antes que ele se concretize.
SEM A LETMINO
Uma digitalização de 2010 ilegível em 2035
COM A LETMINO
O alerta chega anos antes de o formato morrer.
03
Migração proativa
Cada ação sobre cada documento é registrada sem esforço da equipe.
04
Rastreabilidade automática
Cada ação sobre cada documento é registrada sem esforço da equipe.
SEM A LETMINO
Comprovar integridade e autenticidade em uma auditoria era impossível
COM A LETMINO
O relatório é exportado em um clique.
05
Proteção ativa
Armazenamento redundante, verificação de integridade e níveis de acesso que blindam o acervo contra ransomware, vazamentos e falhas técnicas
SEM A LETMINO
Um incidente podia destruir acervos irrecuperáveis.
COM A LETMINO
Existe uma cópia viva e verificada.
06
Difusão controlada
Portais personalizáveis com diferentes níveis de acesso e conectividade OAI-PMH com Hispana e Europeana. O patrimônio não é apenas preservado: é visto.
Por que as instituições escolhem a LETMINO para o seu arquivo
Conservação de arquivos
Preservação ativa que detecta riscos e migra formatos antes que um documento se torne ilegível. Sem intervenção manual da sua equipe.
Conformidade normativa incluída e sempre atualizada
OAIS, ENS, eIDAS, GDPR e LOPD já vêm de série e são mantidos atualizados como parte do serviço. Sem projetos de adaptação quando a regulamentação muda.
Rastreabilidade total
Cada ação sobre cada documento é registrada automaticamente. Os relatórios de auditoria são gerados e exportados em um clique. A justificativa está sempre pronta.
Uma equipe especialista com você desde o primeiro dia
Consultoria, migração, capacitação e suporte contínuo no mesmo contrato. A equipe da Letmino trabalha como uma extensão da sua, sem custos adicionais.
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O seu arquivo não pode esperar. Começamos hoje.
Na primeira sessão, mostraremos o potencial da ferramenta e o seu sistema modular, como ela se adapta às necessidades do seu arquivo e a capacidade que poderíamos alcançar juntos.
Perguntas frequentes sobre arquivo e preservação digital
O QUE É PRESERVAÇÃO DIGITAL?
É o conjunto de processos que garante que um documento eletrônico continue legível, íntegro e autêntico a longo prazo: migração, revisão de formatos, controle de suportes, gestão de metadados e verificação contínua de integridade durante todo o ciclo de vida documental.
QUAL A DIFERENÇA ENTRE DIGITALIZAR E PRESERVAR?
Digitalizar é converter um documento para formato eletrônico. Preservar é assegurar que esse documento continue utilizável daqui a 10, 30 ou 100 anos. Sem preservação ativa, o que foi digitalizado hoje pode ficar ilegível amanhã.
O QUE É O MODELO OAIS (ISO 14721)?
OAIS é o padrão internacional de referência para a preservação digital de longo prazo. Define como ingerir, armazenar, gerenciar e difundir objetos digitais garantindo a sua autenticidade. A solução de arquivo digital da LETMINO o implementa de série.
QUE NORMATIVA A SOLUÇÃO DE ARQUIVO DIGITAL INTEGRAL DA LETMINO CUMPRE?
Esquema Nacional de Interoperabilidade (ENI) e suas Normas Técnicas de Interoperabilidade (NTI)
Esquema Nacional de Segurança (ENS) em categoria alta
Modelo OAIS (ISO 14721) e certificação ISO 16363 para garantir a preservação digital de longo prazo
Regulamento europeu eIDAS para garantir a autenticidade e a validade legal dos documentos
Normativas de proteção de dados como GDPR e LOPDGDD (Espanha) — equivalente brasileira, LGPD, a validar
Múltiplos padrões internacionais ISO, incluindo a família de segurança ISO 27001, ISO 27701, ISO 27017 e ISO 27018, a ISO 22301 de continuidade de negócios e a ISO 17068 como repositório de terceiro de confiança.
COMO SE GARANTE A INTEGRIDADE E AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS?
Por meio da rastreabilidade de cada ação, verificação de integridade, controle de versões e registros de auditoria exportáveis. Diante de qualquer inspeção, você pode demonstrar qual documento é, de onde vem e que não foi alterado.
É POSSÍVEL DIFUNDIR O ACERVO EM HISPANA E EUROPEANA?
Sim. A LETMINO incorpora conectividade OAI-PMH para difundir os acervos nos agregadores Hispana e Europeana, com portais próprios de acesso público ou restrito conforme o nível que você definir — agregadores voltados ao mercado europeu; validar relevância para instituições brasileiras.
TEM MAIS PERGUNTAS SOBRE O SEU CASO ESPECÍFICO?
Fale conosco e mostramos como funciona com o tamanho da sua instituição e a sua normativa.