Archivar es más
que almacenar
Archivo integral que gestiona, preserva y difunde tu patrimonio documental con cumplimiento normativo de serie
Un archivo integral es mucho más que un disco duro lleno de documentos escaneados o una carpeta en un servidor. Es el sistema vivo que garantiza que cada expediente se clasifique correctamente, se gestione según la ley y siga siendo legible, íntegro y auténtico dentro de 10, 30 o 100 años.
Esa es la diferencia entre simplemente almacenar y contar con la plataforma de archivo integral de Letmino. No te ofrecemos una herramienta aislada, sino una solución modular que unifica la gestión del archivo físico, el archivo electrónico, la preservación digital a largo plazo y la difusión.
Todo ello con cumplimiento normativo de serie y, lo más importante: nunca estarás solo, nuestro equipo de especialistas te acompañará como tu socio tecnológico.
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Organizaciones confían en la solución de archivo de Letmino
Qué es un archivo integral y qué debe incluir para ser realmente útil
Tres conceptos que se confunden constantemente, y esa confusión sale muy cara en tiempo, dinero y cumplimiento legal.
Para que un archivo funcione de verdad, necesita cubrir todo el ciclo.
Gestionar la documentación física
préstamos, ubicación, consultas, descripción y búsquedas.
Gestionar la documentación electrónica
incluyendo cualquier formato electrónico como documentos, planos, fotografías, etc. Aplicar cambios masivos en metadatos, todo según el cumplimiento del Archivo Electrónico Único.
Preservar y difundir
es garantizar que el documento sobreviva a la obsolescencia tecnológica (revisando formatos y controlando riesgos) y pueda ser consultado de forma controlada o pública.
La normativa que tu archivo integral debe cumplir
Letmino incorpora el cumplimiento de los cuatro marcos de serie, y lo mantiene actualizado como parte del servicio.
1
OAIS (ISO 14721 e ISO 16363):
el estándar internacional de referencia para la preservación digital a largo plazo. Nuestro módulo de preservación no solo se basa en él, sino que está auditado y certificado.
2
Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y de Seguridad (ENS):
Letmino cumple estrictamente con el ENI (y sus NTI de documento y expediente electrónico) y está certificado en el ENS en Categoría Alta.
3
ISO 17068:
Garantizamos la validación de firmas, el sellado de tiempo y operamos como repositorio de tercero de confianza para asegurar la inmutabilidad y validez legal de tus fondos.
4
ISO 27001 e ISO 27701:
máximos estándares en seguridad de la información y protección de la privacidad y datos personales
Cómo elegir un sistema de archivo y preservación digital: 5 criterios
Visión integral
¿Debes usar herramientas distintas para el archivo físico y el digital? Tu sistema debe unificar archivos físicos, electrónicos, preservación y difusión.
Acompañamiento real
¿Te instalan el software y desaparecen? Busca un socio tecnológico que te asesore continuamente en archivística y administración electrónica.
Capacidad de integrar
¿Se conecta fácilmente con tus tramitadores actuales (Sedipualba, Gestiona, Firmadoc, Universitas XXI, etc.) y tu directorio de usuarios?
Preservación certificada
¿El sistema permite detectar riesgos de obsolescencia y propone planes de acción?
Difusión y usabilidad
¿Permite abrir portales de acceso tanto público como controlado, según el cumplimiento de la LOPD, que sean personalizables y se conecten con agregadores como Hispana y Europeana?
Preservación digital activa
Sigue el recorrido de un documento dentro de Letmino y verás cómo desaparecen, uno a uno, los riesgos que amenazan a tu fondo:
Sin configuración previa. Te mostramos la plataforma con tu tipo de archivo.
01
Ingesta y normalización
Cada documento entra con sus metadatos, se clasifica según tu modelo archivístico
y queda bajo control desde el primer segundo, venga de papel digitalizado, de un gestor
documental o de un disco olvidado.
02
Vigilancia continua
El sistema monitoriza formatos y soportes y detecta el riesgo de obsolescencia antes de que se materialice.
SIN LETMINO
Un escaneo de 2010 ilegible en 2035
CON LETMINO
La alerta llega años antes de que el formato muera.
03
Trazabilidad automática
Cada acción sobre cada documento queda registrada.
SIN LETMINO
Demostrar integridad y autenticidad ante una auditoría era imposible
CON LETMINO
El informe se exporta en un clic.
04
Protección activa
Almacenamiento redundado, verificación de integridad y roles de acceso que blindan el fondo frente a ransomware, fugas y fallos técnicos
SIN LETMINO
Una incidencia podía destruir fondos irrecuperables.
CON LETMINO
Hay copia viva y verificada.
05
Difusión controlada
Portales personalizables con distintos niveles de acceso y conectividad OAI-PMH con Hispana y Europeana. El patrimonio no solo se conserva: se ve.
Por qué las instituciones eligen Letmino para su archivo
Herramienta de archivo integral
Somos la única herramienta de gestión integral de archivo del mercado. Gestionamos cualquier tipo de formato, preservamos y difundimos.
Conservación de archivos
Preservación activa que detecta riesgos y migra formatos antes de que un documento se vuelva ilegible. Sin intervención manual de tu equipo.
Cumplimiento normativo incluido y siempre al día
OAIS, ENS, GDPR y LOPD vienen de serie y se mantienen actualizados como parte del servicio. Sin proyectos de adaptación cuando cambia la regulación.
Un equipo especialista contigo desde el primer día
Consultoría, gestión de proyecto, migración, formación, preservación digital y soporte continuo en el mismo contrato.
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Cuéntanos tu caso. Te mostramos el potencial de la herramienta y su sistema modular, cómo se adapta a las necesidades de tu archivo y la capacidad que podríamos alcanzar juntos.
Preguntas frecuentes sobre archivo integral
¿QUÉ ES LA PRESERVACIÓN DIGITAL?
Es el conjunto de procesos que garantizan que un documento electrónico siga siendo legible, íntegro y auténtico a largo plazo: revisión de formatos, control de soportes, gestión de metadatos y verificación continua de integridad durante todo el ciclo de vida documental.
¿QUÉ DIFERENCIA HAY ENTRE ARCHIVAR Y PRESERVAR?
Archivar es guardar, organizar y clasificar documentos, datos o información en un lugar seguro (físico o digital) para su conservación y consulta futura, Preservar es asegurar que ese documento siga siendo utilizable dentro de 10, 30 o 100 años. Sin preservación activa, lo digitalizado hoy puede ser ilegible mañana.
¿QUÉ ES EL MODELO OAIS?
OAIS es el estándar internacional de referencia para la preservación digital a largo plazo según la normativa ISO 16363. Define cómo ingerir, almacenar, gestionar y difundir objetos digitales garantizando su autenticidad. La solución de archivo digital de ODILO lo implementa de serie.
¿QUÉ NORMATIVA CUMPLE EL ARCHIVO ELECTRÓNICO
DE LETMINO?
Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y sus Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI).
Esquema Nacional de Seguridad (ENS) en categoría alta
Modelo OAIS (ISO 14721) y certificación ISO 16363 para garantizar la preservación digital a largo plazo.
Normativas de protección de datos como GDPR y LOPDGDD.
Múltiples estándares internacionales ISO, incluyendo la familia de seguridad ISO 27001, ISO 27701, ISO 27017 e ISO 27018, la ISO 22301 de continuidad del negocio y la ISO 17068 como repositorio de tercero de confianza.
¿CÓMO SE GARANTIZA LA INTEGRIDAD Y AUTENTICIDAD
DE LOS DOCUMENTOS?
Mediante trazabilidad automática de cada acción, verificación de integridad, control de versiones y registros de auditoría exportables. Ante cualquier inspección, puedes demostrar qué documento es, de dónde viene y que no ha sido alterado.
¿SE PUEDE DIFUNDIR EL FONDO EN HISPANA Y EUROPEANA?
Sí. Letmino incorpora conectividad OAI-PMH para difundir los fondos en los agregadores Hispana y Europeana, con portales propios de acceso público o restringido según el nivel que definas.
¿TIENES MÁS PREGUNTAS SOBRE TU CASO CONCRETO?
Háblanos en 15 minutos, te contamos cómo funciona para tu tipo de organización y cuánto se tarda en arrancar.