Gerencie, proteja e divulgue a sua documentação em um ambiente certificado
A Plataforma de Arquivo Digital Integral da LETMINO centraliza em um único ambiente certificado o ciclo completo da documentação em fase de arquivo: do arquivo físico e do arquivo eletrônico administrativo até a preservação digital a longo prazo e a difusão controlada. Tudo respaldado por uma equipe técnica especializada e com o mais alto nível de certificações exigidas.
A documentação pública precisa estar disponível e ser imutável. Mas muitos sistemas não estão preparados
Devido à fragmentação de sistemas, obsolescência tecnológica e riscos de responsabilidade jurídica na Administração Pública, encontramos as seguintes situações:
- Dispersão e silos de informação: Os processos e acervos costumam estar dispersos entre escritórios e depósitos de arquivo em papel, pastas de rede locais e aplicativos desconectados que não se comunicam entre si.
- Ruptura da cadeia de custódia: Manter as evidências diante de auditorias internas ou solicitações judiciais consome semanas de trabalho manual e eleva o risco de contingências legais.
- Obsolescência de formatos: O avanço tecnológico degrada a capacidade de abrir ou validar assinaturas em arquivos antigos. Guardar documentos sem uma estratégia de preservação digital ativa condena o patrimônio digital à perda ou ilegibilidade futura.
- Limitações das ferramentas padrão de mercado: Limitam-se exclusivamente à gestão de índices de documentação administrativa sob o padrão ENI-NTI, deixando de fora a administração do arquivo físico convencional, a busca avançada de texto embutido ou um ambiente OAIS completo.
Dê o salto para uma nova forma de gerenciar o arquivo de maneira integral: unificada, certificada e adaptada às necessidades do seu usuário
Para as equipes de arquivo, uma ferramenta simples e centralizada. Para a Administração, conformidade normativa, preservação ativa e controle completo. Para o usuário, acesso à documentação sem precisar se deslocar até o archivo ou a instituição.
Como conseguimos isso? Por meio de:
- Ponto de acesso único e transversal: Gestão centralizada, no mesmo sistema, de quadros de classificação unificados que abrigam tanto acervos em suporte físico tradicional (gestão de transferências, depósitos e descartes) quanto processos nativos digitais patrimoniais ou administrativos.
- Imutabilidade legal obrigatória: A plataforma atua como um repositório qualificado de terceiro de confiança conforme a norma ISO 17068, garantindo a imutabilidade legal, a rastreabilidade absoluta e a cadeia de custódia intacta dos metadados e objetos conservados, assegurando a validade jurídica da documentação que a exija.
- Preservação ativa e independente: Por meio da arquitetura baseada no padrão OAIS (ISO 16363), a informação descritiva e os objetos digitais são encapsulados em pacotes que garantem sua preservação futura.
- Evidências prontas para auditorias: Automação da geração de relatórios detalhados de rastreabilidade arquivística, assinaturas de processos, transferências e índices automatizados que atendem com sucesso à conformidade normativa vigente.
Uma plataforma integral com tudo o que um departamento de arquivo precisa
Na Letmino, oferecemos uma solução integral baseada nestes quatro módulos:
Arquivo físico: Ajuda qualquer instituição a gerenciar a documentação em papel.
Arquivo eletrônico: Projetado para a gestão de qualquer tipo de documentação em formato eletrônico. «Arquivo eletrônico único».
Preservação digital: Conservar a documentação (administrativa, patrimonial ou histórica) a longo prazo ajuda a cumprir a normativa vigente e fechar o ciclo de vida do processo eletrônico.
OPAC: Permite divulgar os acervos documentais da instituição garantindo, a todo momento, o acesso controlado a eles, assegurando a conformidade com o RGPD.
Arquitetura tecnológica e modalidades de implantação
Flexibilidade de infraestrutura: Alta disponibilidade Cloud (SaaS) e instalações Locais (On-Premises).
A Letmino atende aos requisitos tecnológicos mais exigentes dos departamentos de sistemas públicos, oferecendo duas modalidades de operação construídas sobre uma robusta arquitetura multicamada:
Modalidade Software as a Service (SaaS – Cloud – Nuvem)
É implantado em centros de dados localizados na União Europeia, garantindo a conformidade com o RGPD e um SLA de disponibilidade de 99%.
Para as instituições que precisam manter a custódia física da infraestrutura, a Letmino permite a instalação e o provisionamento remoto nos servidores do cliente.
Após a implantação, é fornecido um manual com as diretrizes necessárias para a manutenção, os backups e o monitoramento dos processos locais.
Máxima blindagem legal e institucional para a sua tranquilidade
A solução de arquivo da ODILO lidera o mercado em acreditações de segurança, qualidade e conformidade em administração eletrônica. O uso da solução cloud transfere e herda automaticamente um ecossistema totalmente certificado em:
Esquema Nacional de Segurança (ENS) – Categoria Alta: Obrigatório para sistemas críticos das administrações públicas e da Administração Geral do Estado (Espanha).
Esquema Nacional de Interoperabilidade (ENI): Acreditação de conformidade plena com as Normas Técnicas de Interoperabilidade (NTI), auditadas por entidades independentes.
Certificação oficial como Repositório Digital de Confiança para a preservação a longo prazo.
Terceiro de Confiança: Custódia qualificada para assegurar a autenticidade, integridade e disponibilidade com plena validade probatória.
Certificações em ISO 27001 (Segurança da informação), ISO 27701 (Privacidade de dados), ISO 27017/18 (Segurança na nuvem) e ISO 22301 (Continuidade de negócios).
Cumprimento rigoroso da norma UNE-EN 301549 para portais web públicos e OPAC.
Conectividade direta por ser Ponto de Presença Reconhecido da Rede SARA (rede de telecomunicações da administração pública espanhola).
Coberturas de Seguro de Risco Cibernético de até 5.000.000 € e de Responsabilidade Civil de até 7.000.000 € diante de eventuais perdas incidentais ou contingências tecnológicas.
Outras soluções para o Setor Público
Proteja hoje o que você vai precisar consultar amanhã
Analisamos a situação do seu arquivo, o volume do seu acervo e os seus sistemas de tramitação de origem. Migramos os sistemas ou bancos de dados com os quais você trabalha hoje, assim você não perde esse trabalho. Nos adaptamos ao volume documental e ao modelo de arquivo da sua instituição.
Perguntas frequentes sobre arquivo e preservação digital
Qual a diferença entre um gestor documental (ECM) e uma solução integral de arquivo?
Um gestor de documentos comum (ECM) serve para o “agora”: lida com os papeléis e processos do dia a dia enquanto estão sendo tramitados, modificados ou assinados.
A Plataforma Integral de ODILO entra em ação quando esses processos são encerrados de forma definitiva. Sua função não é apenas armazenar, mas custodiar o arquivo definitivo e histórico, atuando como um “cartório digital” ou Repositório de Terceiro de Confiança (ISO 17068). Isso garante que ninguém possa alterar a informação e executa tarefas de preservação ativa para assegurar que os documentos continuem acessíveis, autênticos e 100% válidos legalmente daqui a décadas.
Por ser uma solução integral, é obrigatório instalar todos os módulos ou posso começar com apenas alguns deles?
Não é necessário instalar tudo de uma vez; a nossa ferramenta é totalmente modular. Você pode perfeitamente começar com um projeto básico ativando apenas dos módulos (por exemplo, a gestão unificada de arquivo físico e o portal de difusão). Mais adiante, à medida que a sua instituição precisar ou tiver orçamento disponível, você poderá implantar os demais módulos de arquivo eletrônico ou preservação digital de forma escalonada, sem perder um único dado pelo caminho.
Quais vantagens técnicas reais a certificação ISO 16363 e o padrão OAIS trazem para as administrações que precisam implantar o arquivo eletrônico único?
Exigir essas normas é o único escudo real que as instituições têm para não ficarem presas a um fornecedor de software fechado (vendor lock-in) e para garantir o cumprimento real da lei.
O Modelo OAIS (ISO 16363) exige que os documentos públicos e seus dados sejam empacotados juntos de forma neutra e independente do programa que os criou. Isso garante que a informação continue autêntica, legível e íntegra a longo prazo, cumprindo assim a normativa vigente e blindando de verdade o patrimônio documental do cidadão diante da rápida evolução da tecnologia.
O que significa exatamente o repositório estar certificado ISO 16363?
Significa que um auditor independente comprovou e certificou oficialmente que o sistema cumpre as máximas exigências de infraestrutura técnica, organização e segurança para a conservação de dados a longo prazo.
Muitos sistemas do mercado afirmam que “seguem o modelo OAIS”, mas pouquíssimos têm a acreditação oficial ISO 16363. No nosso caso, ODILO Preserver conta com essa certificação por padrão, o que garante uma segurança adicional sem necessidade de realizar auditorias extras por conta própria.
Como a ODILO garante que os documentos estarão perfeitamente legíveis daqui a 20 ou 50 anos?
Conseguimos isso graças à preservação ativa. Diferentemente de um armazenamento passivo em um disco rígido ou em uma nuvem convencional, o nosso sistema monitora os arquivos de forma contínua.
A plataforma monitora os formatos inseridos por meio de códigos hash de integridade e, se detectar que um tipo de arquivo antigo corre o risco de ficar obsoleto e não poder ser aberto no futuro, ativa planos automáticos de contingência para migrar esses documentos para formatos modernos, vigentes e seguros. Todo esse processo é realizado mantendo a cadeia de custódia intacta, garantindo que o documento final mantenha a mesma validade legal que o original.
É possível gerenciar o arquivo físico tradicional e o eletrônico em um único sistema?
Sim, e essa é uma das nossas maiores vantagens operacionais. Com o módulo ODILO A3W você gerencia todo o seu acervo físico em papel (quadros de classificação, localizações em estantes, caixas, transferências e descartes normativos). Já o A3W-AE estende esse mesmo controle ao documento eletrônico nativo, gerenciando assinaturas digitais e metadados de evidência administrativa.
Por compartilharem exatamente o mesmo banco de dados e o mesmo mecanismo de busca, os seus arquivistas trabalham em um único ambiente unificado, sem precisar pular de um programa para outro.
É possível publicar o nosso patrimônio documental na web sem comprometer documentos confidenciais?
Totalmente. O Portal de Arquivo público (OPAC) permite configurar com precisão o acesso público, restrito ou estritamente interno da documentação.
Você pode aplicar essas permissões no nível de toda uma coleção, um acervo histórico, uma série completa ou chegar até o detalhe de um documento individual. O melhor é que o próprio arquivista gerencia os níveis de visibilidade a partir de um painel muito intuitivo, sem precisar pedir ajuda ou depender da equipe de TI da instituição.
A solução cumpre o ENS Alto como exigido pelas administrações públicas?
Sim. Contamos com o Esquema Nacional de Seguridad (ENS) em sua Categoria Alta integrado por padrão. Para facilitar o seu trabalho, disponibilizamos toda a documentação técnica oficial completa pronta para anexar: o relatório de auditoria, a declaração oficial de conformidade e o nosso plano de adequação. Você terá tudo pronto antes mesmo de realizar a demonstração personalizada.
Quanto tempo leva a implantação do sistema e a migração do nosso arquivo atual?
O prazo varia de acordo com o volume dos seus acervos, o estado dos seus dados atuais e o número de sistemas de tramitação de origem que você precisa integrar.
Em geral, os projetos de escopo reduzido ou mais simples ficam prontos em cerca de 4 meses, enquanto as implantações em grandes instituições com dados muito complexos ou volumosos podem levar até 12 meses. A nossa metodologia ágil de implantação e o nosso modelo de acompanhamento especializado garantem que a migração digital seja realizada de forma controlada, segura e sem interromper o seu serviço normal.
Ao contratar na modalidade em nuvem (SaaS), quais garantias técnicas e de segurança a ODILO oferece?
Oferecemos uma blindagem integral para que a sua instituição tenha total tranquilidade legal e técnica. Ao escolher o nosso modelo SaaS, você conta com:
- Disponibilidade de 99% por contrato (SLA): O seu arquivo estará sempre acessível quando você precisar, respaldado por uma equipe de suporte especializada.
- Cumprimento rigoroso do RGPD: Os dados são hospedados em centros de servidores da Amazon Web Services (AWS) localizados na União Europeia (Irlanda).
- Backups inteligentes e separados: Separamos o armazenamento de acesso rápido do armazenamento de preservação profunda para os pacotes de longo prazo (AIP), realizando backups incrementais com níveis de retenção totalmente adaptados à sua normativa.
- Ecossistema totalmente certificado: Você herda diretamente as nossas certificações nas normas ISO 27001 (segurança da informação), ISO 27701 (privacidade), ISO 27017/18 (segurança na nuvem) e ISO 22301 (continuidade de negócios diante de desastres), além de sermos Ponto de Presença Reconhecido da Rede SARA (rede de telecomunicações da administração pública espanhola).
- Garantia econômica diante de imprevistos: Todas as nossas operações são respaldadas por apólices de seguro de risco cibernético de até 5.000.000 € e de Responsabilidade Civil de até 7.000.000 €.