Gestiona, protege y difunde tu documentación en un entorno certificado
La documentación pública generada por las instituciones crece exponencialmente cada día. Sin embargo, su conservación va mucho más allá de guardar ficheros en la nube: requiere asegurar que siga siendo auténtica, accesible y válida durante décadas.
La documentación pública debe estar disponible y ser inmutable.
Debido a la fragmentación de sistemas, obsolescencia tecnológica y riesgos de responsabilidad jurídica en la Administración Pública, encontramos las siguientes situaciones:
- Dispersión y silos de información: Los expedientes y fondos suelen encontrarse dispersos entre oficinas y depósitos de archivo en papel, carpetas de red locales y aplicaciones informáticas inconexas que no se comunican entre sí.
- Ruptura de la cadena de custodia: Mantener las evidencias ante auditorías internas o requerimientos judiciales consume semanas de trabajo manual y eleva el riesgo de contingencias legales.
- Obsolescencia de formatos: El avance tecnológico degrada la capacidad de abrir o validar firmas en ficheros antiguos. Guardar documentos sin una estrategia de preservación digital activa condena al patrimonio digital a su pérdida o ilegibilidad futura.
- Limitaciones de las herramientas estándar de mercado: Se limitan exclusivamente a la gestión de índices de documentación administrativa bajo el estándar ENI-NTI, dejando fuera la administración del archivo físico convencional, la búsqueda avanzada de texto embebido o un entorno OAIS completo.
Una nueva forma de gestionar el archivo: unificada, certificada y adaptada
Para los equipos de archivo, una herramienta sencilla y centralizada. Para la Administración, cumplimiento normativo, preservación activa y control completo. Para el usuario, acceso a la documentación sin tener que desplazarse al archivo o la institución.
¿Cómo lo logramos? A través de:
- Punto de acceso único y transversal: Gestión de forma centralizada en el mismo sistema cuadros de clasificación unificados que albergan tanto fondos en soporte físico tradicional (gestión de transferencias, depósitos y expurgos) como expedientes nativos digitales patrimoniales o administrativos.
- Inmutabilidad legal obligatoria: La plataforma actúa como un repositorio cualificado de tercero de confianza conforme a la norma ISO 17068, garantizando la inmutabilidad legal, la trazabilidad absoluta y la cadena de custodia intacta de los metadatos y objetos conservados, asegurando la validez jurídica de la documentación que lo amerite.
- Preservación activa e independiente: Mediante la arquitectura basada en el estándar OAIS (ISO 16363), la información descriptiva y los objetos digitales se encapsulan en paquetes que garantizan su preservación a futuro.
- Evidencias listas para auditorías: Automatización de la generación de informes detallados de trazabilidad archivística, firmas de expedientes, transferencias e índices automatizados que superan con éxito el cumplimiento normativo vigente.
Una plataforma integral con todo lo que necesita un departamento de archivo
Desde Letmino, ofrecemos una solución integral basada en estos cuatro módulos
Archivo físico: Ayuda a cualquier institución a gestionar la documentación en papel.
Archivo electrónico: Diseñado para la gestión de cualquier tipo de documentación en formato electrónico.
Preservación digital: Conservar a largo plazo la documentación (administrativa, patrimonial o histórica) ayuda a cumplir con la normativa vigente y cerrar el ciclo de vida del expediente electrónico.
OPAC: Permite difundir los fondos documentales de la institución asegurando en todo momento el acceso controlado a estos, garantizando el cumplimiento RGPD.
Arquitectura tecnológica y modalidades de despliegue
Modalidad Software as a Service (SaaS – Cloud)
Se despliega en centros de datos ubicados en la Unión Europea, garantizando el cumplimiento del RGPD y un SLA de disponibilidad del 99%.
Modalidad de instalación local (On-Premise)
Para las instituciones que requieren mantener la custodia física de la infraestructura, Letmino permite la instalación y el aprovisionamiento remoto sobre los servidores del cliente.
Manual de explotación
Tras la implantación, se facilita un manual con las directrices necesarias para el mantenimiento, las copias de seguridad y la monitorización de los procesos locales.
Máximo blindaje
legal e institucional
para tu tranquilidad
La solución de archivo de Letmino lidera el mercado en acreditaciones de seguridad, calidad y cumplimiento en administración electrónica. El uso de la solución Cloud transfiere y hereda automáticamente un ecosistema íntegramente certificado en:
Esquema Nacional de Seguridad – Categoría Alta: Obligatorio para sistemas críticos de las administraciones públicas y la Administración General del Estado.
Acreditación de cumplimiento pleno de las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) auditadas por entidades independientes.
Certificación oficial como Repositorio Digital de Confianza para la preservación a largo plazo.
Tercero de Confianza: Custodia cualificada para asegurar la autenticidad, integridad y disponibilidad con plena validez probatoria.
Certificaciones en ISO 27001 (Seguridad de la información), ISO 27701 (Privacidad de datos), ISO 27017/18 (Seguridad en la nube) e ISO 22301 (Continuidad de negocio).
Cumplimiento estricto de la norma UNE-EN 301549 para portales web públicos y OPAC.
Conectividad directa al ser Punto de Presencia Reconocido de la Red SARA.
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Formación ciudadana
Protege hoy lo que tendrás que consultar mañana
Analizamos la situación de tu archivo, el volumen de tu fondo y tus sistemas de tramitación de origen. Migramos los sistemas o bases de datos con que trabajas ahora, así que ese trabajo no lo perderás. Nos adaptamos al volumen documental y modelo de archivo de tu institución.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un gestor documental (ECM) y una solución integral de archivo?
Un gestor de documentos normal (ECM) sirve para el «ahora»: maneja los papeles y expedientes del día a día mientras se están tramitando, modificando o firmando.
La Plataforma Integral de Letmino entra en acción cuando esos expedientes se cierran de forma definitiva. Su función no es solo almacenar, sino custodiar el archivo definitivo e histórico actuando como un «notario digital» o Repositorio de Tercero de Confianza (ISO 17068). Esto asegura que nadie pueda alterar la información y ejecuta tareas de preservación activa para garantizar que los documentos sigan siendo accesibles, auténticos y 100% válidos legalmente dentro de décadas.
Al ser una solución integral, ¿se deben instalar todos los módulos obligatoriamente o puedo comenzar con alguno de ellos?
No es necesario instalar todo a la vez; nuestra herramienta es totalmente modular. Puedes empezar perfectamente con un proyecto básico activando únicamente dos módulos (por ejemplo, la gestión unificada de archivo físico y el portal de difusión).
Más adelante, a medida que tu institución lo necesite o disponga de presupuesto, podrás implantar el resto de módulos de archivo electrónico o preservación digital de forma escalonada y sin perder ni un solo dato por el camino.
¿La plataforma cumple con los estándares de accesibilidad para servicios públicos?
Sí. Certificada en UNE 301549 y WCAG 2.1 nivel AA, obligatorios para servicios públicos digitales según el RD 1112/2018. Están Adaptada para cualquier perfil — mayores, personas con discapacidad, usuarios sin competencia digital básica.
¿Se pueden gestionar programas presenciales e híbridos además de online?
Sí. Letmino gestiona los tres formatos desde un único panel: asistencia presencial, sesiones síncronas y módulos online. El equipo gestor tiene visibilidad de todo el programa en un solo entorno — sin herramientas adicionales.
¿Cuánto tiempo tarda en desplegarse un programa de formación ciudadana?
Un despliegue estándar está operativo entre 6 y 10 semanas desde la firma del contrato.
Programas de mayor escala o con integración en sistemas de la administración: entre 3 y 5 meses.
¿Letmino cumple con el ENS Alto para licitaciones de formación pública?
Sí. Certificada en ENS Alto, ENI e ISO 27001, 27017, 27018 y 27701 de serie.
Tendrás la documentación técnica lista para adjuntar al pliego — sin auditorías previas ni adaptaciones adicionales.